宛名と部署・役職
見積書の宛名は、顧客の 表示名 と 敬称 から作られます。会社名・部署・役職・氏名を改行して並べられるので、法人宛ての正式な書類にも使えます。この記事では、表示名の作られ方と、見積書での出方を説明します。
表示名の作られ方
顧客を登録・編集するとき、入力した会社名・部署・役職・氏名から 表示名 が自動で作られます。
[会社名]
[部署] [役職]
[姓] [名]
- 入力していない行は飛ばされます (会社名が無ければ 1 行目は無し、など)
- 敬称 (様 / 御中) は表示名に入りません。見積書を出すときに付きます (下の「見積書での宛名」)
- 表示名は手で書き換えられます。改行して何行にでもできます
Web では、表示名を手で直したあとに会社名・部署・役職・姓・名のどれかを変えると、表示名が自動で作り直され、手で直した内容は消えます。表示名を手で直すときは、ほかの項目を入れ終わってから最後に直してください。
iPhone / iPad アプリでは、表示名を一度手で直すと、その後はほかの項目を変えても自動では変わりません。
敬称
顧客ごとに「様」か「御中」のどちらかを選びます (この 2 つだけです)。個人のお客様や担当者宛ては「様」、会社・部署宛ては「御中」を選んでください。
例
例 1: 会社名 + 部署 + 役職 + 氏名 (敬称: 様)
表示名:
○○株式会社
総務部 課長
山田 太郎
見積書の宛名:
○○株式会社
総務部 課長
山田 太郎 様
例 2: 会社名だけ (敬称: 御中)
表示名:
○○株式会社
見積書の宛名:
○○株式会社 御中
例 3: 個人 (敬称: 様)
表示名:
山田 太郎
見積書の宛名:
山田 太郎 様
見積での宛名
見積を作るときに顧客を選ぶと、見積の「宛名」に表示名が、「敬称」に顧客の敬称が入ります。住所も顧客の住所から入ります。
- 宛名と敬称は、その見積だけ書き換えることもできます (顧客の情報は変わりません)
- 見積書では、敬称が 宛名の最後の行の後ろ に付きます
- 見積書兼注文書の「ご注文者名」も同じ形で出ます
表示名の最後に「様」「御中」「殿」を手で書いてあるときは、見積書で敬称が二重に付かないようにしています。ただ、敬称の欄で選んだものとずれることがあるので、表示名には敬称を書かず、敬称の欄で選んでください。
顧客を直したときの見積の宛名
顧客の表示名・敬称・住所を直しても、すでに作った見積の宛名や住所は変わりません。見積には、作ったときの宛名・住所が保存されているためです。
これから作る見積には、直したあとの内容が使われます。すでにある下書きの見積を直したいときは、その見積の宛名を直すか、顧客を選び直してください。